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Infos pratiques

Document civil et commercial

Type de document Durée de conservation
Contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Correspondance commerciale 5 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans
Document de transport de marchandises 5 ans

 

 

Pièces comptables

Type de document Durée de conservation
Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

 

 

Documents fiscaux

Type de document Durée de conservation
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2013)
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2012)
Impôts sur les sociétés pour l’ EIRL , des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2012)
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 1 an à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant la taxe foncière due pour 2010, payée en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2011)
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les cotisations dues pour 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2013)
Taxes sur le chiffre d’affaires ( TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les taxes dues pour 2010 doivent être conservés jusqu’à la fin 2013)

 

 

Document social (société commerciale)

Type de document Durée de conservation
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS )
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices

 

 

Gestion du personnel

Type de document Durée de conservation
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans
Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT . Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans

Assurance

Type de document Durée de conservation Détails
Quittances et primes 2 ans Quittances, avis d’échéance, preuves du règlement, courriers de résiliation, accusé de réception
Contrat d’assurance habitation et automobile Durée du contrat + 2 ans Contrat conservé tant qu’il n’est pas résilié puis 2 ans après sa résiliation.Factures d’achat et de réparation conservées pendant toute la durée du contrat
Dossier « dommages corporels » 10 ans Factures, expertises et certificats médicaux conservés 10 ans après la fin de l’indemnisation, voire plus longtemps si des séquelles sont prévisibles.
Assurance sur la vie et assurance décès Durée du contrat + 10 ans Possibilité pour le bénéficiaire de faire valoir ses droits pendant 10 ans à partir de la date à laquelle il a eu connaissance du contrat.

 

 

Voiture

Type de document Durée de conservation
Contraventions 3 ans à compter de la condamnation
Factures (achat, réparation…) Durée de conservation du véhicule

 

 

Banque

Type de document Durée de conservation Détails
Chèques à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, la banque n’a pas à les payer
Prêts à la consommation 2 ans À compter de la dernière échéance
Prêt immobilier 2 ans À compter de la dernière échéance
Relevés de compte, virement, prélèvement, remises de chèque ou d’espèce, talons de chèque 5 ans Délai de l’action civile

 

 

Famille

Type de document Durée de conservation Détails
Actes d’état civil (copies intégrales et extraits) Indéfinie Valables en principe sans limitation de date, toutefois, certaines procédures exigent un acte d’état civil récent.
Remboursement des cotisations d’allocations familiales 3 ans Délai de 3 ans pour réclamer le remboursement des sommes indûment versées (sauf en cas de fraude ou de fausse déclaration).
Jugement de divorce, jugement d’adoption Indéfinie En cas de perte, une copie sera fournie par le tribunal.
Acte de reconnaissance d’un enfant Indéfinie La mairie peut en délivrer une copie.
Mariage (contrat, documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs) Indéfinie En cas de perte du contrat de mariage, s’adresser au notaire qui l’a établi,
Livret de famille Indéfinie En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie.
Testament , succession Indéfinie

 

 

Logement

Type de document Durée de conservation Détails
Factures d’électricité et de gaz 2 ans
Factures d’eau 4 ou 2 ans Pour un fournisseur public : 4 ans
Pour un fournisseur privé : 2 ans
Factures de téléphone (fixe et mobile) 1 an
Factures liées aux travaux 10 ou 30 ans Dépend de la nature des travaux
Certificats de ramonage 1 an
Attestations d’entretien annuel des chaudières dont la puissance est comprise entre 4 et 400 kilowatts 2 ans
Titre de propriété Indéfinie
Charges de copropriété et correspondances avec le syndic 10 ans
Procès-verbaux des assemblées de copropriété 10 ans Délai de contestation des décisions prises par les assemblées
Contrat de location Durée de la location + 5 années État des lieux et quittance de versement du dépôt de garantie à conserver jusqu’au remboursement.
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Indéfinie Pendant toute la durée de la location.
Quittances de loyer 5 ans

 

 

Impôts et taxes

Type de document Durée de conservation Détails
Déclarations de revenus et avis d’imposition sur le revenu 3 ans À compter de l’année qui suit l’année d’imposition. (exemple : déclaration 2009 à conserver jusqu’à la fin 2012).
Avis d’impôts locaux (taxe foncière, taxe d’habitation) 1 an À conserver jusqu’à la réception de l’avis suivant car ce document peut servir pour différentes démarches.

 

 

Travail

Type de document Durée de conservation Détails
Bulletins de salaire, contrat de travail, certificats de travail, attestations de Pôle emploi Indéfinie
Pièces utiles pour réclamer le paiement (salaire, indemnité de licenciement) 5 ans
Allocations chômage 2 ou 3 ans Délai de 2 ans pour réclamer le paiement des allocations chômage. Délai de 3 ans pour réclamer les sommes indûment versées
Titres de paiement de la pension de retraite Indéfinie Ils peuvent être demandés pour le calcul des droits à la pension de réversion, s’il y a lieu.

 

 

Santé

Type de document Durée de conservation Détails
Remboursements d’assurance maladie et maternité 2 ans Les caisses disposent d’un délai de 2 ans pour réclamer le remboursement des sommes indûment versées (sauf en cas de fraude ou de fausse déclaration).
Mutuelle (carte, remboursement, …) Variable Au minimum suivant les délais prévus dans le contrat pour adresser une demande de remboursement.
Ordonnances 1 an La délivrance de la plupart des médicaments peut se faire dans l’année qui suit leur prescription. Pour les lunettes correctrices, la validité des ordonnances est de 3 ans pour les plus de 16 ans.
Versement d’indemnités journalières Variable Au minimum jusqu’à la liquidation des droits à retraite dans l’hypothèse où la validation de ces périodes n’aurait pas été faite.
Accident du travail : remboursements, indemnités journalières, certificats et examens médicaux Indéfinie Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé
Capital décès 2 ans À compter du jour du décès.
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Indéfinie Carnet de santé à conserver au moins pendant la minorité de l’enfant.
Certificats, examens médicaux, radiographies Indéfinie Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé

Ressources

Télétravail

Pouvoir moduler le temps de travail de ses employés selon l’activité est le rêve de chaque dirigeant. Grâce au télétravail cela devient possible.
Je vous propose mes services afin de vous aider, de vous soulager dans votre quotidien, ou en période de forte activité.
En fonction de votre lieu géographique, mon intervention peut être envisagée à distance ou dans vos locaux, tout en respectant votre fonctionnement interne.

 

Matériel utilisé

Les travaux informatiques s’effectuent avec le logiciel :

  • Pack office 2010
  • EBP
  • Ordinateur portable pour les prestations chez le client
  • Imprimante laser
  • Imprimante multi-fonctions jet d’encre couleur

Accueil

Vous souhaitez être plus productifs sans négliger la qualité de vos prestations ?

Je peux vous aider à relever ce défi en vous accompagnant dans vos tâches

Tâches ADMINISTRATIVES

  • Rédaction, saisie et mise en forme de documents (lettres, rapports, compte-rendus, CV, devis, factures…),
  • Envoi de courrier,
  • Classement,
  • Copie/photocopie de documents,
  • Reliure de documents,
  • Sauvegarde des données (sur CD, DVD, clé USB),
  • Création et mise en place de procédures de travail
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Tâches COMMERCIALES

  • Suivi clients et/ou fournisseurs (rapprochement commandes/bons de livraison-factures, suivi d’activité, mailings…),
  • Envoi et réception de fax et ou mail,
  • Mailing,
  • Création et/ou mise à jour base clients et/ou fournisseurs,
  • Saisie des devis et/ou factures
En savoir plus

Tâches FINANCIÈRES

  • Gestion des règlements clients et fournisseurs,
  • Elaboration de tableaux de bord
  • Gestion des impayés
  • Suivi des banques
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